FICHE MÉTIER ADJOINT ADMINISTRATIF

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Le métier d'adjoint administratif de la fonction publique est accessible par le biais d'un concours de catégorie C (diplôme de niveau brevet des collèges). Vous pouvez à la fois postuler pour la fonction publique d'Etat et pour la fonction publique territoriale pour ce type de poste. Toutefois il est à noter que ce concours est très prisé, et que la concurrence avec des candidats d'un niveau bien supérieur est de plus en plus fréquente. Il y a beaucoup de candidats pour un nombre assez limité de places par session. La profession est accessible sans condition d’âge, contrairement à d'autres métiers de la fonction publique pour lesquels c'est le cas.

Le métier d'adjoint administratif

Le métier d'adjoint administratif permet de travailler au sein de structures très variées : il est possible d'exercer en mairie, dans un établissement d'enseignement public sous la houlette de l'éducation nationale, dans les préfectures, les hôpitaux et d'autres administrations. Les perspectives d'évolutions sont nombreuses par le biais de concours internes réservés aux agents de la fonction publique déjà en poste. Travailler dans une administration permet de se tenir au courant des avancées sociales et politiques qui ont lieu dans la ville ou dans la commune.  Les prérogatives de la fonction d'adjoint administratif mettent en perspective deux volets essentiels : la gestion des tâches administratives de bureau, ainsi que, pour beaucoup d'agents, la relation directe avec le public. L'adjoint administratif a une mission d'information et de traitement des dossiers, et se doit de mettre tout en œuvre pour travailler en harmonie avec l'équipe et la hiérarchie de la structure l'emploie. 

Activités et missions de l'adjoint administratif

La mission administrative de l'agent va l'amener à gérer des plannings, des agendas, à réceptionner des appels téléphoniques. Le cadre de sa mission comprend le secrétariat et la comptabilité de la structure ou du ministère au sein duquel il exerce. Il assure la gestion du courrier et de la correspondance écrite et numérique (réponses aux e-mails), que ce soit en interne ou en externe. Il doit respecter les procédures définies au préalable avec ses supérieurs hiérarchiques. L'accueil du public est très diversifié et dépend du service dans lequel le fonctionnaire est affecté : l'adjoint administratif peut recevoir des salariés, des personnes en situation de handicap, des SDF ou encore des immigrés. C'est lui qui va accéder aux demandes des personnes : il doit les accueillir et les informer de manière claire et précise, conformément aux règlements, circulaires et différentes lois en vigueur. Par exemple dans une préfecture, c'est l'adjoint administratif qui va procéder à l'établissement d'une carte grise pour un véhicule. Quant à eux, les agents affectés en mairie pourront être en charge de la délivrance des passeports, des pièces d’identité ou des cartes d’électeur.  Dans tous les cas, le fonctionnaire doit renseigner ses concitoyens de manière pertinente et faire en sorte de s’assurer de l’avancée de son dossier. Faire face à des usagers agacés par l’attente ou toute autre raison est une situation que tous les agents au contact du public rencontrent au moins une fois dans leur carrière. Il faudra alors désamorcer le conflit avec calme et diplomatie.

Qualités et compétences de l'adjoint administratif

Pour mener à bien ses différentes missions, l'adjoint administratif se doit d'être rigoureux et organisé. Il doit également avoir une orthographe irréprochable ainsi qu'une excellente élocution. Il doit savoir s'intégrer à une équipe et transmettre les informations en temps voulu à ses différents collègues comme à sa hiérarchie. Un bon sens relationnel est indispensable, que l'agent soit en contact avec le public ou non. Sa capacité d'adaptation et sa polyvalence participent à son épanouissement tout au long de sa carrière au sein de la fonction publique. Se poser en médiateur peut parfois s’avérer nécessaire en cas de désaccord avec une personne, notamment pour ceux qui sont en poste derrière un guichet. Autant que possible, il ne faut pas laisser la situation s’envenimer. En ce sens, le poste d’adjoint administratif requiert également beaucoup de patience.

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